DEFINISANJE STRUKTURE I SADRŽAJA PREZENTACIJE

Bez obzira na to što su generalno neki ljudi prirodno vještiji izlagači, dok su drugi nešto lošiji, u pravilu svaka vrhunska prezentacija zahtijeva određenu količinu sistematske i kvalitetne pripreme.

Tako u sistematskom pristupu prezentiranju možemo prepoznati neke osnovne aktivnosti:

Prikupljanje informacija i korisnih podataka; Definisanje strukture i sadržaja prezentacije; Izbor pomoćnih sredstava; Uvježbavanje; Izvedba same prezentacije.

PRIKUPLJANJE INFORMACIJA I KORISNIH PODATAKA

Kvalitetna priprema podrazumijeva prikupljanje korisnih informacija i prvi je korak prema vrhunskoj izvedbi. Bez obzira na to koliko bili vješti govornici i koliko komunikativni i snalažljivi, za vrhunsku prezentaciju uvijek je potrebna temeljita priprema. Naravno, što se više prezentira, to je vrijeme potrebno za pripremu kraće, pa proces postaje sve efikasniji i ekonomičniji. Ponekad se misli kako je sposobnost improvizacije više nego poželjna osobina izlagača. I ta tvrdnja nekada može biti tačna, samo što se to nipošto ne odnosi na ovu fazu. Improvizacije u fazi pripreme, kada treba prikupiti informacije, zapravo su prepreka. Uslijed pretjereanog samopouzdanja i vjere da će sve biti u redu i da ćemo se već nekako snaći, može  se dogoditi da dođe do nedovoljne pripreme i zanemare se neke ključne informacije ili podatci s kojima se ne može ili ne smije improvizirati. Čak i kada se počne improvizirati, to mora biti toliko vješto da publika nipošto ne smije primijetiti.

DEFINISANJE STRUKTURE I SADRŽAJA PREZENTACIJE

1. Početak prezentacijeuvodni je dio prezentacije koji obuhvaća otprilike 1/5 prezentacije, a glavni mu je cilj pripremiti slušatelja za primanje poruke (pobuđivanje interesa i motiviranje), te upoznavanje sa sadržajem prezentacije.
2. Predstavljanje izlagača– za predstavljanje vrijede ista pravila kao i za pozdrav, stoga je važno pripremiti predstavljanje (ako predavača neće predstaviti netko drugi). U pravilu je bitno navesti čime se izlagač bavi i zbog čega je stručan za temu o kojoj priča (nastojati naglasak staviti na znanje i iskustvo).
3. Središnji dioobuhvaća otprilike 3/5 prezentacije, a glavni mu je cilj iznošenje glavne ideje (poenta i glavni cilj prezentacije), iznošenje argumenata i glavnih informacija.
4. Završetak prezentacijeobuhvaća otprilike 1/5 prezentacije, a glavni cilj tog dijela je provjera da li je publika čula ideju koja se željela prenijeti; je li ju razumjela i prihvatila.

Postoji vrlo praktičan akronim koji pomaže da se lakše zapamti jedna detaljno definirana struktura prezentacije po ključnim dijelovima.

S obzirom na to da su za formu prezentacije početak i završetak najvažniji i najistaknutiji dijelovi, detaljno se treba posvetiti upravo tim dijelovima strukture. Uvodni dio prezentacije možemo nazvati i postavljanjem scene, jer tada izlagač priprema teren za postizanje ciljeva svoje prezentacije. Uvodni dio uključuje:

Pozdravljanje publike

Predstavljanje sebe

Predstavljanje teme

Definisanje cilja prezentacije

Kratak pregled sadržaja

Najava trajanja prezentacije

Završetak prezentacije trebao bi uključivati tri važna segmenta:

1. Sažetak sadržaja, prilikom kojeg se ponavlja početnu misao i cilj izlaganja.
2. Zaključak i poziv na prihvaćanje iznesenih stavova, te isticanje akcija koje slijede.
3. Efektan završetak koji se odnosi na neku snažnu izjavu, te zahvalu publici na pažnji.

Također je bitno voditi brigu o tome da se ostavi dovoljno vremena za moguća pitanja publike (ako nije unaprijed drukčije definisano). Pitanja su važna, jer publici daju osjećaj uključenosti, a izlagaču mogućnost za dodatno objašnjenje. Ako se tokom same prezenticije žele izbjeći upadice publike (čest slučaj kod kraćih prezentacija), tada na početku naglasi da će na pitanja biti odgovoreno nakon izlaganja.